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1. The attendances have been renamed into Time recording to avoid confusion with Absences.

2. The working time can be recorded via the chatbot (start, end, pause).

3. The working time recorded by the employee can only be changed by the employee on the same day. The personnel department can make retroactive changes at any time. However, the employee can also book days that have not been recorded retroactively.

4. Projects have been added to the setup to which employees can then post their working times. Projects include, for example, business trips, training courses, vocational school or certain work projects. The personnel department can create these projects so that they are available in the selection for time recording. Employees can also use the chatbot to record their working times for the projects. For example, write Start work on project business trip.

Arbeitszeitmodelle

Jeder Mitarbeiter sollte ein Arbeitszeitmodell zugeordnet bekommen. Dadurch wird festgelegt an welchen Tagen ein Mitarbeiter arbeitet, welche Tage bei der Urlaubsplanung abgezogen werden müssen, welche Pausenzeiten berücksichtigt werden müssen und es kann geprüft werden, ob der Mitarbeiter Mehr- oder Minderarbeit hat bzw. pünktlich ist.

Mitarbeiter, die gleich arbeiten, können ein gemeinsames Arbeitszeitmodell bekommen. Eine Teilzeitkraft, die z. B. nur an vier statt an fünf Tagen in der Woche arbeitet, benötigt ein eigenes Arbeitszeitmodell.

In der Konfiguration haben Sie verschiedene Möglichkeiten in der Auswahl der Arbeitszeitmodelle:

• Gleitzeit
• Feste Arbeitszeit
• Manuelle Planung: wochenweise Erstellung der Arbeitszeit mit Anfangs- und Endzeit oder nur der Arbeitsstunden, Arbeitszeit muss immer vom Mitarbeiter gebucht werden

Bei dem Gleitzeitmodell werden pro Tag die Arbeitsstunden festgelegt. Eine Anfangs- und Endzeit wird nicht erfasst. Hier kann keine Prüfung erfolgen, ob der Mitarbeiter pünktlich begonnen hat. Mehr- oder Minderarbeit wird erfasst und kann innerhalb eines gesteckten Rahmens ausgeglichen werden.

Bei der Festen Arbeitszeit wir die Anfangs- und Endzeit festgelegt. Der Mitarbeiter muss innerhalb dieses festgelegten Rahmens keine Zeiten erfassen, sondern nur die Arbeitszeit, die außerhalb seiner festgelegten Arbeitszeit liegt.

Die Manuelle Planung ist das flexibelste Arbeitszeitmodell. Pro Woche kann die Arbeitszeit differieren. Entweder werden Anfangs- und Endzeit festgelegt oder nur die Arbeitsstunden. Die Arbeitszeit muss immer vom Mitarbeiter gebucht werden. Eine Prüfung auf Pünktlichkeit (bei Festlegung der Anfangszeit) kann nur erfolgen, wenn die Planung für jede Woche gefüllt ist. Eine Kopierfunktion erleichtert diesen Vorgang und kann auch mehrere Woche, z. B. 1-wöchentlich, 2-wöchentlich auf die Zukunft übertragen. Kopieren Sie die ausgewählte Woche bzw. Wochen auf die darauffolgende Periode durch Aktivieren vonImage Removed.

Die Pausen können Sie so festlegen, dass sie vom Mitarbeiter gebucht werden können oder automatisch abgezogt werden. Darf die Mittagspause beispielsweise eine Stunde nicht unterschreiten, setzen Sie den Haken bei ist Mindestpausenzeit. So kann die Pause bei einer manuellen Buchung durch den Mitarbeiter eine Stunde nicht unterschreiten.

In der Mitarbeiterakte müssen Sie das Arbeitszeitmodell den Mitarbeitern entsprechend zuordnen, sofern Sie beim Arbeitszeitmodell keine Einschränkung getroffen haben. Haben Sie z. B. festgelegt, dass ein Arbeitszeitmodell für eine bestimmte Abteilung gilt, so werden die entsprechenden Mitarbeiter dieser Abteilung dem Arbeitszeitmodell automatisch zugeordnet.

Lesen Sie mehr unter Zeiterfassung.

Alumni

Dieser Themenpunkt steht neu zur Verfügung und zeigt alle ausgeschiedenen Mitarbeiter an.

Eine Mitarbeiterakte wird in eine Alumni-Akte übertragen, wenn er letzte Arbeitstag erreicht ist (Vertrag) oder der Beschäftigungsstatus (Personendaten) auf Alumni geändert wird.

Einige Felder können nun nicht mehr editiert werden, es ist jedoch immer möglich noch Dokumente, wie z. B. das Arbeitszeugnis, nachträglich anzuhängen.

Bewerber

Diese Funktionalität ist ebenfalls neu. Bewerber können mit ihren Bewerbungsunterlagen, wie z. B. Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben, Adressdaten, angelegt werden. Dies erleichtert die Kommunikation mit den Bewerbern und vereinfacht die Übersichtlichkeit in den Bewerbungsrunden. Zusätzlich können Notizen zum Bewerber erstellt werden. Der Bewerberstatus zeigt den aktuellen Stand im Bewerbungsprozess an und wird unterteilt in:

• Absage durch uns
• Absage durch Bewerber
• Vertragsangebot gesandt
• Vertrag unterschrieben

Anfänglich wird kein Eintrag dazu benötigt.

Sobald ein Bewerber den Bewerberstatus Vertrag unterschrieben eingestellt bekommt, geht die Bewerberakte in eine echte Mitarbeiterakte über. Bis zum Beginn des Arbeitsverhältnisses wird der Mitarbeiter im Beschäftigungsstatus als Anstehend geführt.

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Working time models

Every employee should be assigned a working time model. This determines on which days an employee works, which days must be deducted for leave planning, which break times must be taken into account, and it can be checked whether the employee is working overtime, undertime, or on time.

Employees who work the same day can be given a common working time model. A part-time employee who, for example, only works four days a week instead of five, needs his or her own working time model.

In the setup, you have various options for selecting working time models:

• Flexitime
• Fixed working hours
• Manual planning

With the flexitime model, the working hours are determined per day. A start and end time is not recorded. It is not possible to check whether the employee started on time. Overtime or undertime is recorded and can be compensated within a set framework.

In the case of fixed working hours, the start and end times are determined. The employee does not have to record any times within this fixed framework, but only the working time that lies outside his fixed working time.

Manual planning is the most flexible working time model. The working time per week can differ. Either the start and end times are defined or only the working hours. The employee must always book the working time. A punctuality check (when defining the start time) can only be carried out if the planning for each week is filled. A copy function facilitates this process and can also transfer several weeks, e.g. 1 week per week, 2 weeks per week, to the future. Copy the selected week or weeks to the following period by activating Image Added.

You can define the breaks so that they can be booked by the employee or automatically deducted. If, for example, the lunch break must not be less than one hour, check the box Is minimum break time. This means that the break cannot be less than one hour if the employee makes a manual booking.

In the employee file, you must assign the working time model to the employees accordingly, as long as you have not restricted the working time model. If, for example, you have specified that a working time model applies to a particular department, the corresponding employees in this department are automatically assigned to the working time model.

Read more at Time recording.

Alumni

This topic is now available and shows all retired employees.

An employee file is transferred to an alumni file when the last working day is reached (contract) or the employment status (personal data) is changed to alumni.

Some fields can no longer be edited, but it is still possible to add documents such as a reference.

Applicants

This functionality is also new. Applicants can be created with their application documents, such as curriculum vitae, certificates, cover letters, and address data. This simplifies communication with applicants and makes it easier to keep track of the application rounds. You can also create notes for the applicant. The Applicant status shows the current status in the application process and is subdivided into

• Cancellation by us
• Cancellation by applicant
• Contract offer sent
• Contract signed

Initially no entry is required.

As soon as an applicant is assigned the applicant status Contract signed, the applicant file is transferred to a real employee file. Until the start of the employment relationship, the employee is listed as Pending.

If you have any questions about the changes, please feel free to contact support@personnel-department.cloud at any time.