Daily Topics

This topic was newly developed and provides up-to-date information on the following topics:

• New employees
• Employees leaving
• Cases of illness
• Holiday leave
• Birthdays
• Time recording: Start time and end time not posted and the break to be posted manually not entered

In addition, you can have Todays's news selected in the overview sent to you daily by email.

Read more at Daily Topics.      Tagesthemen.

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Employees

...

In the employee overview, employees are sorted by last name by default.

...

UseImage Removed to reset the settings.

Absense

1. The absence is visible to all employees, not just HR.

2. The display of the employee overview has been simplified and the columns are now freely selectable throughImage Removedand allow an individual view.

3. Special leave has been renamed to Additional Leave in the Employee Overview, since the time off compensation has been included in addition to the special leave.

4. Half vacation days can be booked in the application and via the chatbot. These are defined for the morning or afternoon.

5. Remaining leave is no longer available as a separate leave type for selection when applying for leave. The remaining vacation is recorded in total, but booked as vacation.

6. When canceling leave, this information is published to the defined group, such as superiors, employees and colleagues, just like when requesting leave.

7. Each company can store its own public holidays and company holidays.

   In the setup under company public holidays, whole days or half days are created that are work-free for a selection of employees or the entire company. These days are not deducted from the vacation budget, but are automatically recorded as the absence of the relevant employees.
   Company holidays is a fixed period of time during which all or some of the employees (depending on their selection) are granted uniform leave. This time is deducted from the employees' leave budget.
   Each company can define its own absence types in the configuration under Absences, such as special leave (birth of child, marriage, move, and so on).
   We will be happy to provide you with a template for different countries in which the legal requirements are represented.

Read more at Absenses.

Holiday permit

This process has been significantly simplified and automated, so that the personnel department is no longer usually confronted with the processing of leave requests.

An employee submits a leave request and both HR and the supervisor receive this leave request for resubmission. A note is displayed at the top of the menu barImage Removed.

As soon as you click on the letter, you also find out that it is a Resubmission.

Image Removed

Click on Resubmissions.

Image Removed

You can see it’s a leave request. If you confirm the request again, the absence overview for the employee appears. If necessary, you must increase or scroll down the selection of entries per page until you reach the selected request. Select this and see the leave request with the status requested in the lower table.

Under Action, you can approve or reject it. The employee then receives the relevant information about the approval or rejection.

The entry then disappears from your resubmission and that of the superior.

Normally, the superior should process the request and HR receives the current information so that it is possible to intervene at any time, for example, if the superior does not process the request.

Time recording

1. The attendances have been renamed into Time recording to avoid confusion with Absences.

2. The working time can be recorded via the chatbot (start, end, pause).

3. The working time recorded by the employee can only be changed by the employee on the same day. The personnel department can make retroactive changes at any time. However, the employee can also book days that have not been recorded retroactively.

4. Projects have been added to the setup to which employees can then post their working times. Projects include, for example, business trips, training courses, vocational school or certain work projects. The personnel department can create these projects so that they are available in the selection for time recording. Employees can also use the chatbot to record their working times for the projects. For example, write Start work on project business trip.

Arbeitszeitmodelle

Jeder Mitarbeiter sollte ein Arbeitszeitmodell zugeordnet bekommen. Dadurch wird festgelegt an welchen Tagen ein Mitarbeiter arbeitet, welche Tage bei der Urlaubsplanung abgezogen werden müssen, welche Pausenzeiten berücksichtigt werden müssen und es kann geprüft werden, ob der Mitarbeiter Mehr- oder Minderarbeit hat bzw. pünktlich ist.

Mitarbeiter, die gleich arbeiten, können ein gemeinsames Arbeitszeitmodell bekommen. Eine Teilzeitkraft, die z. B. nur an vier statt an fünf Tagen in der Woche arbeitet, benötigt ein eigenes Arbeitszeitmodell.

In der Konfiguration haben Sie verschiedene Möglichkeiten in der Auswahl der Arbeitszeitmodelle:

• Gleitzeit
• Feste Arbeitszeit
• Manuelle Planung: wochenweise Erstellung der Arbeitszeit mit Anfangs- und Endzeit oder nur der Arbeitsstunden, Arbeitszeit muss immer vom Mitarbeiter gebucht werden

Bei dem Gleitzeitmodell werden pro Tag die Arbeitsstunden festgelegt. Eine Anfangs- und Endzeit wird nicht erfasst. Hier kann keine Prüfung erfolgen, ob der Mitarbeiter pünktlich begonnen hat. Mehr- oder Minderarbeit wird erfasst und kann innerhalb eines gesteckten Rahmens ausgeglichen werden.

Bei der Festen Arbeitszeit wir die Anfangs- und Endzeit festgelegt. Der Mitarbeiter muss innerhalb dieses festgelegten Rahmens keine Zeiten erfassen, sondern nur die Arbeitszeit, die außerhalb seiner festgelegten Arbeitszeit liegt.

Die Manuelle Planung ist das flexibelste Arbeitszeitmodell. Pro Woche kann die Arbeitszeit differieren. Entweder werden Anfangs- und Endzeit festgelegt oder nur die Arbeitsstunden. Die Arbeitszeit muss immer vom Mitarbeiter gebucht werden. Eine Prüfung auf Pünktlichkeit (bei Festlegung der Anfangszeit) kann nur erfolgen, wenn die Planung für jede Woche gefüllt ist. Eine Kopierfunktion erleichtert diesen Vorgang und kann auch mehrere Woche, z. B. 1-wöchentlich, 2-wöchentlich auf die Zukunft übertragen. Kopieren Sie die ausgewählte Woche bzw. Wochen auf die darauffolgende Periode durch Aktivieren vonImage Removed.

Die Pausen können Sie so festlegen, dass sie vom Mitarbeiter gebucht werden können oder automatisch abgezogt werden. Darf die Mittagspause beispielsweise eine Stunde nicht unterschreiten, setzen Sie den Haken bei ist Mindestpausenzeit. So kann die Pause bei einer manuellen Buchung durch den Mitarbeiter eine Stunde nicht unterschreiten.

In der Mitarbeiterakte müssen Sie das Arbeitszeitmodell den Mitarbeitern entsprechend zuordnen, sofern Sie beim Arbeitszeitmodell keine Einschränkung getroffen haben. Haben Sie z. B. festgelegt, dass ein Arbeitszeitmodell für eine bestimmte Abteilung gilt, so werden die entsprechenden Mitarbeiter dieser Abteilung dem Arbeitszeitmodell automatisch zugeordnet.

Lesen Sie mehr unter Zeiterfassung.

Alumni

Dieser Themenpunkt steht neu zur Verfügung und zeigt alle ausgeschiedenen Mitarbeiter an.

Eine Mitarbeiterakte wird in eine Alumni-Akte übertragen, wenn er letzte Arbeitstag erreicht ist (Vertrag) oder der Beschäftigungsstatus (Personendaten) auf Alumni geändert wird.

Einige Felder können nun nicht mehr editiert werden, es ist jedoch immer möglich noch Dokumente, wie z. B. das Arbeitszeugnis, nachträglich anzuhängen.

Bewerber

Diese Funktionalität ist ebenfalls neu. Bewerber können mit ihren Bewerbungsunterlagen, wie z. B. Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben, Adressdaten, angelegt werden. Dies erleichtert die Kommunikation mit den Bewerbern und vereinfacht die Übersichtlichkeit in den Bewerbungsrunden. Zusätzlich können Notizen zum Bewerber erstellt werden. Der Bewerberstatus zeigt den aktuellen Stand im Bewerbungsprozess an und wird unterteilt in:

• Absage durch uns
• Absage durch Bewerber
• Vertragsangebot gesandt
• Vertrag unterschrieben

Anfänglich wird kein Eintrag dazu benötigt.

Sobald ein Bewerber den Bewerberstatus Vertrag unterschrieben eingestellt bekommt, geht die Bewerberakte in eine echte Mitarbeiterakte über. Bis zum Beginn des Arbeitsverhältnisses wird der Mitarbeiter im Beschäftigungsstatus als Anstehend geführt.

Sollten Fragen zu den Änderungen aufkommen, können Sie sich gern jederzeit an support@personalabteilung.cloud wendenOn the following pages, we would like to inform you about the new software functionalities that were implemented in October under the version 1.2.0.

The following new sections have been included:

• Daily Topics
  This section keeps you up to date with innovations in a concise form. You can subscribe to receive this information by e-mail and learn, for example, at 9 o’clock every morning the employees who have reported in sick, are on holiday or celebrating an anniversary of working for the company.
  
  
• Alumni
  This is the section where all former employees are stored. Their personnel files are transferred here once they have left the company. Due to this, the active employees overview becomes more precise and transparent while contact data are available if former employees are to be invited to a company party. Furthermore, you can archive all your files here, which allows you to observe your record-keeping obligations.
  
  
• Applicants
  All documents for Applicants can be stored here to facilitate communication and management. Please note that if you store job applicants’ documents for more than six months, you have to obtain their permission under the provisions of the General Data Protection Regulation (GDPR).

Enhancement of existing sections

• New features in the section Personnel File
  
  Overview: The display in the fields in the Employees Overview has been extended. You can configure the display by usingImage Added so that only the fields that you require are visible.
  File: The file contains numerous input fields to cover all situations, countries and nationalities. However, if you wish to use the file as a time recording system only, then you can hide these fields. All available fields are displayed by Image Added. Simply switch off the functionalities that you do not require. These settings can be changed at any time.

• The process in the section Absences has been simplified considerably and automated so that human resources departments usually no longer have to deal with applications for leave. When employees submit an application for leave, the HR department and their superiors receive the application in the resubmission process. Notification of this is given at the top in the menu bar Image Added. Another new feature is that all employees can use this tile to display their holiday records while managers receive an overview of all their staff. 

• Three different models (flexi-time, fixed working hours and manual planning) are supported in the time recording system. For example, different models can be used for each department, which is often common practice in production and administration. Another new feature is that employees can change the times that they have recorded during the day.

If you have any questions about the changes, please feel free to contact support@personnel-department.cloud at any time.